Bild: Sebastian Humbek

Einlass

Autor: Y0Gi

Inhaltsverzeichnis

1. Aufgaben
2. Personenkennzeichnung
3. Hardware-Einlass
4. Präsentation
5. Schichtplan
6. Security
7. Hardware
   1. Scanner
8. Swag

🔗Aufgaben

Der Einlass dient dazu, den Zugang von Personen zur Veranstaltung zu kontrollieren (und ggf. zu verwehren).

Personen, die Zugang zur Veranstaltung suchen, können sein:

• im Vorfeld angemeldete Teilnehmer (Diese können bereits im Voraus die Teilnahmegebühr bezahlt haben oder dies vor Ort an der Abendkasse tun.)
• spontane Teilnehmer
• bereits eingecheckte Teilnehmer (die z. B. vom Auto oder Supermarkt kommen)
• Tagesbesucher (VIPs, Presse, Tagesgäste, Mutti …)
• Personen, die als Dienstleister zur Veranstaltung beitragen (Hallenwart, Catering, Reinigungspersonal, …)
• Lieferdienste (z. B. Essenslieferanten, Paketdienst)
• unerwartete Personen (neugierige Nachbarn/Spaziergänger, Polizei, Betrunkene, …)

Zu kontrollieren sind:

• Identität. Kann sich die Person ausweisen?
• Das Alter. Ist die Person alt genug (in Deutschland üblicherweise: volljährig), um die Veranstaltung besuchen zu dürfen?
• Im Falle einer Pandemie o.ä.: Kann die Person nachweisen, den festgelegten Gesundheitsanforderungen zu entsprechen (Impfung o.ä.)?
• Bei ankommenden Teilnehmern: Hat die Person ein gültiges Ticket?
• Bei bereits eingecheckten Teilnehmern: Hat die Person ein (fest sitzendes) Armband?

🔗Personenkennzeichnung

Zur Kennzeichnung eingelassener Personen haben sich Armbänder bewährt. Wichtig ist dabei ein hoher Tragekomfort und dass sich die Armbänder nicht zerstörungsfrei entfernen lassen, damit sie nicht von mehreren Personen benutzt werden können.

Für die Teilnehmer sind Stoffarmbänder, wie man sie von Festivals kennt, beliebt. Sie sind angenehm und über Jahre zu tragen und sehen hochwertig aus. Für Tagesgäste oder kleinere Auflagen reichen deutlich günstigere Armbänder aus Tyvek, einem reißfesten, papierähnlichen Material.

Beide Varianten lassen sich bedrucken – diese Möglichkeit sollte man nutzen. Der Werbeeffekt eines als Souvenir behaltenen Armbands ist nicht zu unterschätzen.

🔗Hardware-Einlass

Es empfiehlt sich, das Einchecken von Teilnehmern und das Hereintragen mitgebrachter Gegenstände (Computer, Speisen und Getränke, Kleidung, Schlafutensilien etc.) zu trennen, da die Abläufe unterschiedlich sind und ein Stocken eines Ablauf nicht direkt alle Wartenden aufhält.

So können Orgas eingeteilt werden, die sich nur um das Überprüfen von Armbändern bereits eingecheckter Teilnehmer kümmern und darauf achten, dass keine unerwünschten Gegenstände in die Halle gebracht werden. Dies können, je nach Festlegung der jeweiligen Veranstalter, z. B. Lautsprecher, Getränkekästen, Wohnzimmermöbel oder Zelte sein.

Dabei muss sich der "Hardware-Eingang" nicht unbedingt direkt neben dem eigentlichen Einlass befinden, sondern kann zusätzlich – oder stattdessen – an einem anderen, idealerweise besser gelegenen Zugang in die Location eingerichtet werden.

Auch die "Öffnungszeiten" können unterschiedlich sein. So könnte auch der effizienter gelegene Hardware-Eingang z. B. nur tabsüber oder zu den erwarteten Stoßzeiten geöffnet sein während ansonsten die Location durch den normalen Einlass zu betreten ist. So lässt sich diese Aufgabe mit weniger Personen abdecken.

🔗Präsentation

Der Einlass oft die erste Stelle, an der sich Teilnehmer und Orgas vor Ort begegnen, und somit gewissermaßen auch das Gesicht der Veranstaltung. Entsprechend gestaltet und gepflegt sollte dieser Bereich sein – und die Orgas einen positiven Eindruck vermitteln.

Darum bietet es sich an, den Einlass einladend zu gestalten – etwa mit einem Banner der Veranstaltung, ansprechender Beleuchtung und etwas Dekoration.

Auf Ordnung und Sauberkeit sollte ebenfalls geachtet werden. Leere Getränkebehalter und Müll sollten zeitnah entfernt werden, spätestens beim Schichtwechsel.

🔗Schichtplan

Es bietet sich an, die Besetzung des Einlassdienstes über einen Schichtplan zu organisieren – frühzeitig. So können Orgas sich vorbereiten und ihre Aufgaben und Schlafzeiten entsprechend planen. Auch der kurzfristige Tausch von Schichten wird so einfacher.

Dabei sollten die Besonderheiten der unterschiedlichen Orga-Teilteams berücksichtigt werden:

• So kann etwa das Turnierteam zu Beginn des Einlasses eingesetzt werden, weil Turniere meist erst einige Stunden nach Einlassbeginn starten.
• Das Technikteam hingegen könnte besonders kurz nach dem Eintreffen der ersten Teilnehmer mit Herausforderungen der Infrastruktur konfrontiert und daher zur Lösung entsprechender Probleme verfügbar sein.

🔗Security

Idealerweise hat die Veranstaltung ein Security-Team, das aus Orgas besteht. Diese sollten mit den Besonderheiten von LAN-Partys vertraut sein und umsichtig, aber bestimmt mit den Teilnehmern umgehen können.

Nach Bedarf (z. B. abends und nachts) kann die Ergänzung (oder Ablösung) durch einen externen Security-Dienstleister sinnvoll sein.

🔗Hardware

Für den Abgleich von Tickets mit der Datenbank der Veranstaltung sind üblicherweise Computer erforderlich. Laptops bieten sich an, da sie wenig(er) Platz, Komponenten und Verkabelung benötigen sowie schnell auf- und abgebaut werden können.

Der Hauptablauf kann möglicherweise sogar mit mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets durchgeführt werden. Vorgänge, die einiges an Tastatureingaben benötigen, sind dagegen auf einem Gerät mit Tastatur (könnte aber auch ein Mobilgerät sein) schneller durchführbar.

🔗Scanner

Handscanner für Barcodes werden gerne eingesetzt, um Tickets ohne Tastatureingaben am Computer finden zu können. 2D-Codes können ebenfalls eingesetzt werden, doch die entsprechend fähigen Scanner sind derzeit noch deutlich teurer.

Diese Scanner werden heutzutage einfach per USB an den Computer angeschlossen und verhalten sich gegenüber diesem wie eine Tastatur. Das Einscannen eines Codes hat also denselben Effekt wie die manuelle Eingabe der Zeichen über die Tastatur, gefolgt von einem Druck auf die Eingabetaste (der Scanner muss entsprechend konfiguriert sein).

Kabellose Varianten sind ebenfalls erhältlich, aber nicht nötig.

🔗Swag

Der Einlass ist (neben anderen) ein guter Ort, um Werbematerial von Sponsoren, Sticker usw. unter die Leute zu bringen. Dies sollte jedoch nicht die Einlassdauer negativ beeinflussen, daher ist eine Platzierung ein Stück vor oder nach den Einlassterminals angebracht.

Auch nach dem Einlass wird der Bereich durch Personen frequentiert, die die Veranstaltung (temporär oder dauerhaft) verlassen oder wieder hereinkommen oder sich aus anderen Gründen dort aufhalten.